CĂN BẢN VỀ MS EXCEL 2003

Xem chủ đề cũ hơn Xem chủ đề mới hơn Go down

CĂN BẢN VỀ MS EXCEL 2003

Bài gửi  Vuhoan on Thu Oct 22, 2009 10:39 pm

1. Một số khái niệm cơ bản:

Workbook: Trong Excel, một workbook là một tậptin mà trên đó bạn làm việc(tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ của máy tính.

Worksheet: Là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 256 cột và 65536 dòng.

Chart sheet: Là một sheet trong workbook, nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.

Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các ngăn (tab) đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.



2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ

PHẦN 1. CĂN BẢN VỀ MS EXCEL 2003
BÀI 1. LÀM QUEN VỚI BẢNG TÍNH

1.1. Mở Excel

Các bước thực hiện:

B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Window nhấp chuột nút Start | Programs | MS Offices| Microsoft Excel

B3. Nhấp chuột vào biểu tượng . Giao diện của Excel như hình sau


1.2. Thu nhỏ cửa sổ Excel

B1: Nhấp chuột chuột vào nút trên cùng bên tay phải

Khi đó cửa sổ Excel sẽ được thu gọn lại thành một biểu tượng trên thanhStart

1.3. Phóng to cửa sổ

Lưu ý: thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang bị thu nhỏ

B1: Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọncủa Excel trên thanh Start bên phía dưới màn hình


1.4. Thoát khỏi Excel:

B1: Nhấp chuột vào nút hàngtrên cùng, góc bên tay phải hoặc chọn file | Exit hoặc Alt + F4




--------------------------------------------------------------------------------
3.0. Thanh thực đơn (Menu bar)

Thanh menu hay còn gọi là thanh thực đơn. Hãy hình dung khi chúng ta mở Excel cũng giống như chúng ta nhập vào một bàn tiệc. Trong bàn tiệc có nhiều món lạ thì trong Excel cũng có nhiều thao tác, nhiều trò hấp dẫn. Để thưởng thức các trò hấp dẫn này chúng ta phải có thanh thực đơn để xem và sau đó gọi ra thưởng thức.

Thanh thực đơn

Trong suốt khóa học, chúng ta sẽ từ từ gọi từng “món” có trong thanh thực đơn ra để thưởng thức và đến cuối khóa học các bạn sẽ “thưởng thức” hầu hết các món có trong thực đơn.

3. Các thanh công cụ


3.1 Thanh các công cụ thông dụng (standard )

Thanh các công cụ thông dụng là một hàng chứa các biểu tượng, như biểu tượng tạo tập tin mới, biểu tượng mở tập tin, lưu tập tin, in ấn, xem trước khi in và nhiều biểu tượng khác. Thực chất đây là một hệ thống các biểu tượng (icon) cho phép truy cập nhanh / trực quan đến các chức năng, thành phần của Excel (tất cả các chức năng hay thành phần này đều có trong menu)


Thanh các công cụ thông dụng (Stardard bar)

Khi ta đưa chuột chỉ vào các biểu tượng, thì trên biểu tượng sẽ hiện lên chữ, báo cho chúng ta biết công cụ mà ta đang muốn sử dụng là gì. Khi muốn sử dụng công cụ đó thì nhấp chuột vào một cái.

3.2. Thanh định dạng (Formatting bar)

Thanh định dạng là một hàng chứa các biểu tượng, như biểu tượng để chỉnh loại font, biểu tượng chỉnh kích thước font, inchữ đậm, in chữ nghiên và nhiều biểu tượng khác dùng để định dạng một tài liệu, văn bản.


Thanh định dạng (Formatting bar)

Lưu ý:

Khi ta đưa chuột chỉ vào các biểu tượng, thì trên biểu tượng sẽ hiện lên chữ, báo cho chúng ta biết định dạng mà ta đang muốn sử dụng là gì. Khi muốn sử dụng định dạng đó thì nhấp chuột vào một cái.

3.3. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang

Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang đươc gọi chung là các thanh cuốn (scrollbars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiện thị (cho xem) một phần của văn bản đang soạn thảo, nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới văn bản còn ta dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của văn bản.

Nhận dạng:

• Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên và mũi tên xuống; ở giữa có ô vuông để cuốn màn hình lên xuống.

• Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đếm lên. Có hình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang.


Thanh cuốn ngang

• Nhấp vào mũi tên sang trái để cuốn màn hình đi sang trái.

•Nhấp vào mũi tên sang phải để cuốn màn hình sang phải.

3.4. Thanh Sheet tab

Thanh sheet tab

•Di chuyển qua lại giữa các worksheet.

Nhấp chuột lên tên của sheet trên sheet tab (Ctrl + PgUp hoặc PgDown)

•Đổi tên worksheet

Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở sheet tab, chọn rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím Enter.

•Sắp xếp thứ tự các worksheet

Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột.

•Chèn thêm worksheet mới vào workbook

Vào thực đơn Insert, chọn worksheet

•Sao chép worksheet

Nhấp phải chuột lên sheet, chọn move or copy… đánh dấu chọn vào hộp

Creat a copy, xong nhấp nút OK.

•Xóa một worksheet

Nhấp phải chuột lên tên sheet cần xóa, chọn Delete, nhấp OK để xóa.

--------------------------------------------------------------------------------
4. Thêm bớt, mở rộng hàng, cột, xác định ô trong bảng tính

PHẦN 1. CĂN BẢN VỀ MS EXCEL 2003 à BÀI 1. LÀM QUEN VỚI BẢNG TÍNH


4.1 Chỉnh độ rộng hàng cột:

Excel là một bảng tính với các cột được đánh số bằng chữ A,B,C,D .v.v..và các hàng được đánh số 1,2,3,4,.v.v..Như vậy với một vị trí cột cho trước và một vị trí hàng cho trước ta có thể xác định chính xác một ô trên bảng tính Excel.

Các bước thực hiện như sau:



B1: Đưa chuột đến vị trí vạch đen là vách ngăn giữa hai cột hay hàng.

B2: Nhấp và giữ chuột (không thả chuột ra).

B3: Dịch chuyển chuột sang phải để mở rộng hoặt sang trái để để thu nhỏ cột lại.

B4: Thả chuột ra.

4.2 Thêm bớt số hàng hay số cột



Vd1: Thêm một cột D’ ở trước cột D:

B1: Đưa chuột lên ô có chữ D (nằm trên thanh chỉnh độ rộng cột).

B2: Nhấp chuột phải vào cột D (nhớ nhấp chuột trúng ngay ô có chữ D), xuất hiện một menu tắt (popup menu).

B3: Nhấp chuột vào chữ Insert .



Vd2: Trong trường hợp muốn thêm nhiều cột trước cột D thì:

B1: Đưa chuột vào ô có chữ D.

B2: Nhấp và giữ chuột, rồi kéo sang ngang.

B3: Nhấp chuột phải.

B4: Nhấp vào chữ Insert.



Lưu ý: trong trường hợp ta muốn xóa một cột thì thao tác hoàn toàn tương tự cho các bước 1 và bước 2, tuy nhiên trong bước 3 thì thay vì nhấp chuột vào chữ“Insert” thì ta nhấp chuột vào chữ “Delete”.

1. Nhập dữ liệu

PHẦN 1. CĂN BẢN VỀ MS EXCEL 2003 à BÀI 2- THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH


•Nhập dữ liệu

Một ô trong Excel có thể là dữ liệu thô được gõ vào hay một công thức liên kết tính toán hay là một hàm. Sau đây chúng ta sẽ làm quen với cách nhập dữ liệu thô và cách nhập công thức vào một ô.

Nhập dữ liệu thô



B1.Nhấp chuột vào ô cần nhập dữ liệu vào.

B2.Đánh vào dữ liệu; có thể là số hoặc chữ.

B3.Gõ vào phím Enterđể kết thúc việc nhập dữ liệu.



Nhập công thức

Ví dụ: muốn ô B2 sẽ có công thức bằng ô A2, khi đó thực hiện:

B1.Nhấp chuột vào ô muốn nhập công thức (ô B2)

B2.Đánh vào dấu bằng "=".

B3.Nhấp chuột vào ô đang muốn liên kết công thức tính toán (ô A2)

B4.Gõ vào phím Enterđể kết thúc việc nhập công thức.




Sao chép dữ liệu chomột dãy các ô liền nhau, thực hiện:

B1.Nhấp chuột vào ô muốn sao chép dữ liệu.

B2.Đưa chuột đến góc dưới bên tay phải ô đang cần sao chép dữ liệu cho các ô khác. Khi đó, một dấu thập mầu đen đậm (fill handle) sẽ hiện lên.

B3.Nhấp và giữ chuột.

B4.Kéo chuột xuống phía dưới nếu muốn sao chép dữ liệu xuống dưới hay sang phải nếu muốn sao chép dữ liệu sang phải.

B5.Thả chuột rađể kết thúc việc sao chép dữliệu cho các ô liền nhau.



•Nhập vào một chuỗi số liên tiếp :

B1.Đánh số 1 vào ô đầu tiên.

B2.Gõ phím Enter.

B3.Nhấp phím trái chuột vào ô vừa nhập con số 1.

B4.Đưa chuột đến gốc dưới bên tay phải ô đang cần sao chép dữ liệu Khi đó, một dấu thập mầu đen đậm sẽ hiện lên.

B5.Nhấp và giữ phím phải chuột.

B6.Kéo chuột xuống phía dưới nếu muốn nhập chuỗi sốxuống dưới hay sang phải nếu muốn nhập chuỗi sốsang phải.

B7.Thả chuột ra, khi đó một bảng sẽ hiện lên.

B8.Nhấp chuột vào Fill Series, khi đó một chuỗi số liền nhau sẽ hiện ra.




--------------------------------------------------------------------------------
2. Sửa dữ liệu

PHẦN 1. CĂN BẢN VỀ MS EXCEL 2003 à BÀI 2- THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH


Chúng ta có thể sửa đổi giá trị nằm bên trong của ô hay công thức bằng cách sửa đổi ô đó trên thanh công thức hoặc ngay tại vị trí ô đó.

Chúng ta cũng có thể nhấn phím F2 để sửa đổi dữ liệu. Để sửa đổi nội dung bên trong của một ô, chúng ta nhấn phím F2, dùng các phím di chuyển qua trái, qua phải để di chuyển thanh nhắp nháy đến chổ cần sửa đổi và dùng phím Delete để xóa ký tự ở phía sau hay BackSpace đe phía ký tự ở phía trước thanh nháy.
3. Sử dụng thanh công cụ chuẩn (Standard bar)

PHẦN 1. CĂN BẢN VỀ MS EXCEL 2003
BÀI 2- THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH

•New workbook : Dùng để mở một tập tin mới.

Tập tin là gì?Là một loại văn bản, trong máy tính có rất nhiều loại văn bản, mỗi một loại văn bản được tạo ra từ một phần mềm khác nhau.

Trong Microsoft Excel:một tập tin là văn bản dạng bảng tính, có thể đánh chữ, đánh số, tính toán, vẽ đồ thị và nhiều ứng dụng khác.

Thao tác: Dùng mouse nhấp phím trái chuột vào nút New workbook thì Excel sẽ tạo ra một tập tin mới.

•Open : Nút này có chức năng là mở một tập tin đã có sẵn trên đĩa

Thực hiện:

Giả sử nếu ta muốn mở một tập tin mang tên là Sales.xls trong ổ đĩa C, theo đường dẫn C:\My Documents\namhoc20062006\Vidu1.xls ta làm như sau:

B1: Nhấp phím trái của chuột vào nút Open, thì một hộp hội thoại xuất hiện như sau:



B2: Chọn ổ đĩa bằng cách nhấp phím trái chuột vào nút của hộp danh sách

‘Look in’, chúng ta thấy danh sách các ổ đĩa. Hãy chọn ổ đĩa, chọn thư mục và chọn tập tin

Ta thấy xuất hiện tập tin “Vidu1.xls”. (có thể chúng ta phải dùng thanh cuốn để tìm tập tin này)

B5: Nhấp chuột 2 lần vào tập tin ‘Vidu1.xls’ thì tập tin này được mở ra.

•Save : Lưu tập tin: Giả sửta tạo xong một bảng tính và ta muốn lưu bảng tính này thành một tập tin có tên là “Baitap1.xls” theo đường dẫn C:\My Documents\ ta làm như sau: B1: Nhấp phím trái chuột vào nút Save thì một hộp hội thoại “Save As” xuất hiện như hình dưới đây.


B2: Nhấp chuột vào của hộp ‘Look in’ để chọn ổ đĩa C B2: Nhấp kép chuột vào để trở về thư mục gốc.

B3: Nhấp kép chuột vào ‘My Documents’ để vào thư mục này.

B4: Đánh vào chữ “Baitap1” trong hộp File Name, rồi nhấp phím trái chuột vào nút Save.

Lưu ý: Chúng ta không cần đánh “Baitap1.xls” mà chỉ đánh “Baitap1” vào hộp File Name thôi vì Excel mặc định là tự động thêm phần mở rộng .XLS cho chúng ta.



•Print: Để in tất cả nội dung bên trong của ‘Sheet’ (bảng tính) hiện hành.

Ví dụ Sheet5 của chúng ta có 10 trang và chúng ta đang nhìn thấy nội dung bên trong của Sheet5 (nghĩa là Sheet5 đang là Sheet hiện hành) thì khi nhấp phím trái chuột và nút Print thì chương trình Excel sẽ chuyển lên máy in là 10 trang in. (xem thêm phần in bản tính ở bài 6)

•Print Preview : Để xem trang in của chúng ta trước khi in.

Nếu trang in mà ta nhìn thấy trên màn hình Print Preview không đúng như mong muốn của chúng ta thì chúng ta kịp thời chỉnh sửa. Thao tác này rất quan trọng, cho nên chúng ta phải Print Preview trước khi in vì nó giúp cho ta tránh khỏi sự lãng phí giấy in, mực in, thời gian (bao gồm thời gian của chúng ta và của những người in trên cùng máy in của chúng ta).

Xem chi tiết hơn ở phần chuẩn bị trước khi in bài học 6.

•Spelling : Kiểm tra chính tả (Theo từ điển tiếng Anh).

Cho phép chúng ta kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh của nội dung của một

Sheet hiện hành hay chỉ một một phần nào đó của Sheet hiện hành.

Thao tác:

Ví dụ, chúng ta muốn kiểm tra và sửa lỗi chính tả của dãy ô B1:C12 như hình dưới đây.

B1: Chọn vùng B1:C12

B2: Nhấp phím trái chuột vào nút Spelling, thì hội thoại spelling xuất hiện.


B3: Nhấp phím trái chuột vào nút Change để Spelling thay từ “Yearr” ở ô B3 thành chữ “Year” cho chúng ta và tiếp theo nhấp chuột vào nút change để thay từ “Revanus” thành từ “Revanues”. Xong một hộp hội thoại xuất hiện thông báo cho chúng ta rằng spelling đã kiểm tra hoàn tất lỗi chính tả.

B4: Nhấp phím trái chuộtvào nút OK để đóng hộp hội thoại lại và tiếp tục công việc tiếp theo.

•Cut : Cắt đi (luôn sử dụng kèm với dán)

Nút này dùng để cắt đi một phần nội dung bên trong của một ô hay cả một ô hay dãy các ô (các ô đó phải liền nhau và tạo thành hình chữ nhật) để dán tới một nơi khác trên bảng tính, điều này khác với chức năng xóa làm mất hẳn một nội dung mà ta muốn xóa.

Thao tác:

Giả sử, chúng ta cắt dãy ô B3:C6 và dán nó ở F3:G3

B1: Chọn khối B3:C6

B2: Nhấp phím trái chuột vào nútCut thì một khung viền bằng nét gạch đứt chạy quanh khối này cho chúng ta biết là khối này đang sẵn sàn chờ chúng ta dán khối này đến vị trí khác.

B3: Nhấp phím trái chuột vào ô F3, Nhấp phím trái chuột vào nút Paste để dán chúng ở F3:G6

Ghi chú: Sau khi dán khối ô đến vị trí F3 thì khối ô B3:C6 là những ô trống.



•Copy : Sao chép dữ liệu: Dữ liệu có thể là một phần nộidung bên trong một ô, nội dung cả ô, hay nhiều khối ô (các khối ô này có thể nằm gần nhau hay xa nhau), một đồ thị hay một đối tượng được tạo ra từ thanh công cụ vẽ - Drawing Tools.

Thao tác:

Giả sử cần sao chép khối ô B3:C6 tới khối ô F3:G6

B1: Chọn khối B3:C6 (nơi sao chép)

B2: Nhấp phím trái chuột vào nút Copy (thi hành lệnh sao chép)

B4: Nhấp phím trái chuột vào F3 (nơi đến)

B5: Nhấp phím trái chuột vào nút Past. Như vậy, chúng ta đã sao chép xong và nhìn thấy như hình trên.

Ghi chú: Chúng ta có thể sao chép đến nhiều vị trí khác nhau trên cùng một tập tin hay trên một tập tin nào khác.

•Past : Dán phần dữ liệu mà ta vừa mới ra lệnh sao chép.

Thao tác: tương tự các thao tác của nút Copy.

Chú ý: Khi cần dán dữ liệu là khối ô có công thức thì xem thêm phần tìm hiểu về lệnh dán công thức và phương pháp dán đặc biệt.

•Format Painter : Sao chép định dạng.

Sao chép nhanh định dạng của một ô hay một khối ô hay một đối tượng được tạo ra từ thanh công cụ Drawing và áp dụng dạng thức của nó cho ô hay các khối ô khác hay đối tượng vẽ khác.

Thao tác:

Giả sử chúng ta cần sao chép định dạng của ô "Qtr1" có nền xám và áp dụng cho các ô ở cột bên trái, xem hình dưới đây.


B1: Chọn ô hay khối ô có chứa định dạng mà chúng ta muốn sao chép.

B2: Nhấp phím trái chuột vào nút Format Painter

B3: Con trỏ chuột lúc này có thêm hình cây cọ sơn bên cạnh. Hãy chọn dãy ô mà ta muốn dán.

Chú ý: Nếu ta muốn áp dụng định dạng nhiều lần cho một lần sao chép định dạng thì sau khi chọn khối ô mà ta cần sao chép định dạng, ta hãy Nhấp kép phím trái chuột vào nút Format Painter, rồi lần lượt chọn những khối ô ta cần áp dụng định dạng đến khi nào xong, hãy nhấp phím trái chuột vào nút Format Painter.

•Undo : Trả lại thao tác hay lệnh vừa mới thực hiện.

Ví dụ, chúng ta vừa mới thực hiện lệnh xóa một khối ô xong, bây giờ chúng ta lại muốn là lấy lại dữ liệu của khối ô đó thì hãy nhấp phím trái chuột vào nút Undo.

•Redo : Thực hiện lại các thao tác của lệnh Undo

Ví dụ, chiều rộng của cột A là 10 đơn vị ta thay đổi chiều rộng cột A còn 5 đơn vị, sau đó thực hiện lệnh Undo, lúc này cột A có chiều rộng là 10 đơn vị. Nếu chúng ta muốn bỏ lệnh Undo trước thì nhấp phím trái chuột vào nút Redo. Lúc này, cột A có chiều rộng là 5 đơn vị.

•AutoSum : Tự động tính tổng.

Lệnh này sẽ tự động tính tổng của các ô có số liệu liên tiếp ở phía trên ô hiện hành (ô mà đang được chọn) hoặc làtổng của các ô bên trái của ô hiện hành (ngay hàng của ô hiện hành).

Thao tác:

Giả sử chúng ta cần tính tổng của các ô E5:E8 và kết quả đặt ở ô E9 như hình minh họa dưới đây.

B1:Nhấp chuột vào E9 (ô hiện hành)

B2:NhấpchuộtvàonútAutoSum,thìthấytrongôE9cócôngthức

=SUM(C9:D9), nghĩa là Excel tự động chọn dãy để tính tổng làC9:D9, nhưng chúng ta cần tính tổng ở cột tháng 3, vì vậy ta dùng mouse để chọn lại khối từ E5:E8, rồi nhấn phím Enter để nhận được kết quả.

Ghi chú: Thực tế, trong trường hợp ở trên thì Excel tự động chọn khối để tính tổng là E5:E8, vì theo mặc định Excel sẽ chọn khối số liệu liên tiếp theo hàng của ô hiện hành hay cột của ô hiện hành có số ô lớn nhất. Ở trên chỉ là ví dụng minh họa để cho thấy có trường hợp lệnh AutoSum đoán sai ý định tính tính tổng của khối ô mà chúng ta mong nuốn thì chúng ta có thể chọn lại.

•Past Function : Đặt một hàm tính toán vào ô hiện hành.



Ghi chú: Xin xem chi tiết hơn trong phần “Sử dụng hàmtrong bảng tính”



•Sort Ascending : Sắp xếp dữ liệu bố trí dạng bảng theo thức tự tăng dần (Theo Alphabet, theo số, theo thời gian).

•Sort Descending: Cũng nhưSort Ascending, nhưng sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần.

•Chart Wizard : Hướng dẫn từng bước cho chúng ta vẽ đồ thị. Xin xem chi tiết hơn ở phần ”Vẽ đồ thị trên bảng tính”.

•Drawing : Gọi thanh công cụ vẽ cho hiện lên.

•Zoom Control : Phóng to thu nhỏ.

Dùng để điều khiển chế độ phóng to thu nhỏ của của sheet hiện hành. Chúng ta thường dùng công cụ này để phóng to màn hình bảng tính xem dữ liệu cho rõ hơn và thu nhỏ màn hình bảng tính với mục đích là dễ quan sát một vùng lớn dữ liệu nhằm thuận tiện choviệc chọn khối. Zoom Control gồm có 2 phần, phần khung bên trái là số phần trăm quan sát màn hình còn nút bên phải là nút để mở danh sách chọn lựa các số phần trăm quan sát màn hình.

•Office Assistant : Dùng để trả lời câu hỏi, chỉ dẫn theo yêu cầu, và trợ giúp về những đặt điểm của chương trình Office theo yêu cầu.
. Sử dụng thanh công cụ định dạng (Formatting Bar)

PHẦN 1. CĂN BẢN VỀ MS EXCEL 2003 à BÀI 2- THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH


Thanh công cụ như hình trên là thanh công cụ định dạng, nó bao gồm các nút nhấn (buttons), mỗi nút nhấn sẽ mangmột chức năng thực thi riêng. Ví dụ, chúng ta cần chọn kiểu chữ (Font) cho một đoạn văn bản nào đó thì nhấp phím trái chuột vào nút Font để chọn lựa kiểu chữ mà chúng ta muốn. Sau đây sẽ mô tả chi tiết hơn về chức năng của thanh công cụ này.



Ghi chú: Để biết được tên của một nút nào đó trên thanh công cụ, chúng ta đưa con trỏ chuột đến nút đó thì bên cạnh con trỏ chuột xuất hiện một khung chứa tên của nút đó.

Chú ý: Khi muốn định dạng phần nào trong bảng tính thì phải chọn phần đó trước rồi sau đó mới dùng thanh công cụ Formatting.



•Font : Để định dạng kiểu chữ cho một đoạn văn bản.



Thao tác:

Ví dụ ta cần định dạng một dãy các ô C2:F2 là kiểu chữ “Vni-Times” và các chữ trong ô là nghiêng, đậm đen, Gạch dưới và canh giữa (nội dung bên trongcủaônằnởvịtrígiữaô).Đánhvàovàđịnhdạngsaochochữ

“REPORT” nằm ở giữa C1:F1 và chữ này có cở chữ là 12.


B1: Chọn khối C2:F2

B2: Nhấp phím trái chuột vào nút mở danh sác các Font chữ , rồi chọn kiểu

“Vni-Times”.

B3: Nhấp phím trái chuột vào nút Bold (định dạng chữ đậm)

B4: Nhấp phím trái chuột vào nút Italic (định dạng chữ nghiêng)

B5: Nhấp phím trái chuột vào nút Underline (định dạng chữ có gạch dưới)

B6: Nhấp phím trái chuột vào nút Center (canh giữa)

B7: Nhấp phím trái chuột vào C2

B8: Nhấp phím trái chuột vào nút mở danh sách kích cở của chữ (Size) , và chọn 12.

B9: Đánh vào ô C2 chữ “REPORT” rồi Enter.

(chữ phải được đặt ở cột đầu tiên C2 của khối C2:F2)

B10: Chọn khối ô C2:F1 và nhấp chuột vào nút Center Across Columns. Kết quả chúng ta có được định dạng cuối cùng như hình sau.


Ghi chú: Ta có thể định dạng một phần nội dung bên trong của một ô (cell). Như vậy, trong một ô có thể có nhiều kiểu định dạng khác nhau của các phần nội dung bên trong.

•Từ ví dụ trên, rõ ràng là chúng ta đã nắm bắt được chức năng của khung Font Size, các nút Bold, Italic, Underline, Align Left, Align Right, Center và nút Center Across Columns.



Tiếp theo chúng ta thử xét một ví dụ sau để hiểu được các chức năng còn lại của thanh công cụ Formatting. Giả sử, chúng ta cần định dạng lại một bảng bên dưới đây.


Thao tác:

B1: Chọn vùng C5:D8, nhấp chuột vào nút Comma Style.


(để định dạng phân cách theo số ngàn).

Chúng ta thấy các số trong các ô vừa mới định dạng có dư 2 số lẽ.

B2: Nhấp phím trái chuột vào nút Dollar Sign để cho các số trong các ô này có thêm dấu $, Nhấp phím trái chuột vào nút Decrease decimal 2 lần để bỏ 2 số lẽ. Xin xem hình minh họa dưới đây.



B3: Chọn vùng E5:E8, Nhấp phím trái chuột vào nút Percent Style để cho các số trong các ô này có thêm dấu %. Nhấp phím trái chuột vào vào nút Increase Decimal 1 lần để tăng thêm 1 số lẽ của các số trong vùng này. Xin xem hình minh họa dưới đây.


B4: Chọn vùng C5:E8, Nhấp phím trái chuột vào nút mở hộp Borders chứa các định dạng của khung, Nhấp phím trái chuột chọnđể đóng khung nét đậm bao quanh vùng C5:E8.

B5: Chọn vùng B4:C8 và C4:E4 (bằng cách chọn trước vùng B5:C8 rồi nhấn giữ phím Ctrl rồi quét chọn tiếp vùng C4:E4, sau đó thả phím Ctrl ra)

Nhấp phím trái chuột vào nút mở hộp Borders rồi Nhấp phím trái chuột chọn để đóng khung nét mãnh xung quanh mỗi ô của 2 vùng đã chọn trên.

B6: Nhấp phím trái chuột chọn ôB4, Nhấp phím trái chuột vào nút mở hộp Color và chọn màu xám đậm để tô nền ô B4.

B7: Nhấp phím trái chuột vào nút mở hộp Font Color và chọn màu trắng để chữ trong ô B4 thành màu trắng.


--------------------------------------------------------------------------------

5. Thao tác với vùng (khối) bảng tính

PHẦN 1. CĂN BẢN VỀ MS EXCEL 2003 à BÀI 2- THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH


Vùng bao gồm một hoặc nhiều ô liên tục (vùng được gọi là phạm vi ô hay khối), vùng được xác định bởi toạ độ vùng gồm địa chỉ ô đầu vùng và địa chỉ ô cuối vùng, có dạng: <ô đầu>:<ô cuối>

Ví dụ: A2:C4 là khối các ô liên tiếp sau: A2, A3, a4, b2, b3, b4, c2, c3, c4.

Trước khi thực hiện một thao tác liên quan đến vùng, trướt hết người sử dụng phải quét chọn vùng làm việc, các thao tác như sau:

a. Chọn vùng bảng tính

Chọn một ô: Di chuyển hoặc kích chuột đến ô cần chọn.

Chọn cột: Kích chuột tại kí hiệu cột trên Column Heading cần chọn hoặc kích chuột và kéo rê để chọn nhiều cột.

Chọn hàng: Kích chuột tại kí hiệu hàng trên Row Heading cần chọn hoặc kích chuột và kéo rê để chọn nhiều hàng.

Chọn một vùng: Kích chuột tại ô đầu vùng và kéo rê đến ô cuối vùng cần chọn hoặc Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn phím Shift kết hợp với các phím mũi tên để dịch chuyển đến ô cuối vùng cần chọn.

Chọn nhiều vùng: Ấn giữ Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện các thao tác chọn các vùng khác nhau.

b. Đặt tên cho vùng

Chọn vùng cần đặt tên.

Gọi lệnh Insert ® Name ® Define, hộp thoại Define Name xuất hiện .

Nhập tên cần đặt cho vùng tại TextBox Names in WorkBook, sau kích Add và Ok để chấp nhận thao tác đặt tên.

Hoặc kích chuột tại hộp tên (Name Box), nhập tên và gõ Enter để chấp nhận.

Vuhoan

Tổng số bài gửi: 3
Join date: 19/10/2009

Xem lý lịch thành viên

Về Đầu Trang Go down

Xem chủ đề cũ hơn Xem chủ đề mới hơn Về Đầu Trang

- Similar topics

Permissions in this forum:
Bạn không có quyền trả lời bài viết